Håndbok for studentrådsstyrer

På denne siden finner du forklaringer og verktøy som skal hjelpe deg med jobben i studentrådstyret eller som studentrådsleder.

1.0 Generelt om studentrådstyre

Hvert institutt skal ha et studentråd for de tillitsvalgte, med et tilhørende styre. Studentrådsstyrene velges av de tillitsvalgte på instituttet for å representere dem opp i Studentenes Fakultetsråd og opp mot instituttledelsen. Studentrådsstyret skal bestå av minst en leder og en nestleder. Sammen med Studentrådet jobber styret for best mulig læringsmiljø på institusjonen og for studentenes faglige rettigheter. Styrets hovedoppgave er å kalle inn til studentrådsmøter og delta på møtene i Studentenes Fakultetsråd på sitt fakultet. De skal også løfte fram saker fra de tillitsvalgte til instituttledelsen ved behov.

Å delta i Studentrådet og i styret er en flott mulighet til å engasjere seg lokalt på instituttet og du vil gjøre et viktig arbeid for studentene ved din utdanning. Det gir deg et verdifullt sosialt og faglig nettverk, i tillegg til kompetanse og erfaring som sjeldent kommer av å bare studere. Hvis du har lyst til å være med å påvirke din studiehverdag anbefaler vi deg å stille til valg som klassetillitsvalgt eller som medlem av studentrådsstyret.

Dersom du ikke finner den informasjonen du ønsker, kan du ta kontakt med:

2.0 Studentrådsmøter:

Som studentrådststyre er dere ansvarlige for å avholde studentrådsmøter ca. en gang i måneden. Under finner du lenker til hva som må med i en innkallelse, referat og hvordan du leder selve møtet. Hvert studentråd har sine egne styringsdokumenter som bestemmer hvordan f.eks. møteinnkallelser og valg skal gjøres. Under overlapp med det gamle og det nye styret er det viktig at man går igjennom de styringsdokumentene som studentrådet har.

Innkalling

Studentrådsstyret skal sende ut en skriftlig møteinnkalling til resten av representantene i sitt studentråd. På starten av høstsemesteret velges det nye klassetillitsvalgte. For å få oversikten over disse kontaker man nestleder av Studentparlamentet. Mange studentråd har bestemt hvem som har ansvar for å sende ut møteinnkallelser i vedtektene (styringsdokumentene) sine. Man kan også bli enige om hvem som har ansvaret innad i styret.

Det er mest ryddig å bruke en standardinnkalling, slik at representantene ikke må sette seg inn i noe nytt hver gang. Under finner du en mal for innkalling som kan benyttes.

Huskeliste for møteinnkallelse

Det viktigste når det gjelder møteinnkallelser er at man i fellesskap blir enige om hvordan man ønsker å gjøre det i sitt studentråd. Sjekk alltid hva som står om møteinnkalling i vedtektene til ditt studentråd!

Under står det generelle tips til hvordan møteinnkallelse kan gjøres på en ryddig måte.

  • Innkallelsen må inneholde tid, rom og sted for møtet. Det vil si at du må være tidlig ute med å booke rom!
  • Send ut innkallelser per mail i god tid, gjerne en-to uker i forveien! Folk har mye å gjøre.
  • Send ut alt som er relevant for møtet samtidig, og prøv å samle alt i ett dokument.
  • Ha et standardoppsett på innkallelsen. Bruk gjerne malen på denne siden.
  • Gjør det til en møtekultur at alle gir beskjed om de kommer eller ikke. Bruk gjerne nettskjemaet til UiO for påmelding. Da kan dere lette holde orden på hvor mange som kommer om dere skal servere mat.
  • Send ut påminnelse dagen før, gjerne på Facebook-gruppen.

Saksliste

Sakslister bidrar til ryddige møter. En saksliste opplyser om hva man skal snakke om på et møte. Sakslisten er et godt hjelpemiddel underveis i møtet, og kan fungere som en huskeliste for faste saker og hvilke saker man skal diskutere. Sakslisten bør alltid bli lagt ved som vedlegg når du sender ut møteinnkallingen på mail til de tillitsvalgte. Husk alltid å få med informasjon om saken skal skal diskuteres, ikke bare en overskrift. Under finner du et eksempel på hvordan en saksliste kan se ut.

Forslag til dagsorden 
Sak 00/21 Konstituering 
Sak 00/21 Orienteringer - hva vi gjort siden sist 
Sak 01/21 Kaffeautomat
Sak 02/21 Møteplan for 2021
Sak 00/21 Eventuelt og Møtekritikk

Forklaringer:

  • Alltid start møte med konstituering; valg av ordstyrer og referent, godkjenning av innkalling, saksliste og referatet fra sist møte
  • Start alltid semesteret med å vedta en møteplan for studentrådet. Da kan dere planlegge langt frem i tid.
  • Avslutt med eventuelt for å få innspill til saker og utfordirnger fra de tillitsvalgte.

Sakene som det står Sak 00/21 foran er faste saker som skal alltid skal være med på hvert møte. Saker som ikke er faste skal numereres slik: 01/21, 02/21 osv. Det første nummeret er saksnummeret (hver år starter man på 01), og det andre tallet er årstallet. 21=2021. 01/21 betyr da «første sak i år 2021».

«Konstituering» er en fancy måte å si at man skal bli enige om hvordan møtet skal foregå. Her pleier man å velge hvem som skal være ordstyreren, hvem som skal ta referat og om rådet godkjenner de sakspapirene om styret sendte til dem.

Har studentrådet for din periode en Facebook-gruppe? Dette kan være veldig praktisk å ha. Der kan styret minne de tillitsvalgte på møter som det er sendt ut innkallelse til. Alltid send innkalling på mail før det legges ut på Facebook. Det er ryddigst og profesjonelt.

Lurer du på noe om dette, eller var noe uklart? Send spørsmål til studentparlamentet@oslomet.no

Møteledelse

Når du leder et møte er det viktig å være godt orientert om sakene som skal tas opp. En god møteleder legger opp til gode dialoger. Det er ikke bare leder som skal snakke. Prøv å skap diskusjon de tillitsvalgte seg i mellom. I tillegg til dette er det også hensiktsmessig å ha en løpende kommunikasjon med for eksempel Studentenes fakultetsrådsleder, og kunnskap om de forskjellige nivåene i studentdemokratiet. Grunnen til dette er at du kan støte på flere problemstillinger/spørsmål under møter, og det er viktig som leder (dersom du ikke kan svare selv) og da kunne si at du kan ta det videre til rett instans.

Husk også at det er lov å være usikker på hva som er riktig svar, du skal ikke kunne alt, men kanskje du kan finne ut av det til neste møte.

Hva er god møtekultur? Se filmen av Henning Bang i samtale med Vibeke Horn om produktive møter og møtestruktur her.

Referat/protokoll

Hovedfunksjon til et referat er å oppsummere hva som skjedde på selve møtet. Det er ikke nødvendig at all argumentasjon i enkeltsaker skal være med i referatet, men at man får med seg helheten.

Når man skriver et referat er det smart å ta utgangspunkt i innkallingen. Der står det hvilke saker man skal behandle på møtet, og da er halve jobben gjort. Bruk inkallingen og fyll ut med rød skrift det som blir diskutert og vedtatt på møtet. I tillegg burde et referat inneholde:

  • Navn på deltakere
  • Dato og sted
  • Godkjenning av innkalling, saksliste, referat fra forrige møte
  • Valg av ordstyrer og referent
  • Hvilke saker som ble tatt opp
  • Hvilke hovedargumenter kom frem
  • Hvilke vedtak ble tatt/hva bestemte dere

Protokoll

Hva er egentlig en protokoll og hvilken funksjon har den? Og hva er forskjellen på protokoll og referat?

Forskjellen er hovedsakelig at protokollen skal signeres og at den kun inneholder vedtakene. Et referat har gjerne med hovedargumenter i diskusoner, mens protokollen kun har med forslag og utfall av vedtak. Grunnen til det er for å få på plass det formelle når man velger et nytt styre eller oppnevner personer til ulike råd og utvalg. Protokoll brukes altså gjerne ved valgmøter, årsmøter eller generalforsmaling, avhengig av hva periodens siste møte heter.

Skriv protokollen på samme måte som du ville ha skrevet referatet. På bunnen av dokumentet legger du inn to signeringsfelt som skal signeres av protokollunderskriverne. Det er viktig å huske på at i sakslisten må det legges til at det skal velges to protokollunderskrivere under konstituering. Alle sider skal signeres.

3.0 Økonomi

Alle studentråd på OsloMet er studentorganisasjoner underlagt sitt fakultet, og fakultetene har satt av driftsmidler til de lokale studentdemokratiene. Hvert studentråd får 15,- per heltidsekvivalent som de representerer. (En heltidsekvivalent er en fulltidsstudent. To deltidsstudenter på 50% studie tilsvarer en heltidsekvivalent, osv). Driftsmidlene kan benyttes til den daglige driften av studentrådet (som f.eks, møtemat), samt til arrangementer eller tiltak som er åpne for alle studenter Studentrådet representerer.

Regnskap og budsjett

Den grunnleggende bestanddelen i ethvert velfungerende studentråd er god regnskap- og budsjettføring. Et regnskap er en oversikt over alle de utgifter og inntekter man har hatt i løpet av et år, mens budsjettet er det man på starten av året forventer å få i inntekter og hvordan man planlegger å bruke disse.

Forventede inntekter og utgifter i et budsjett bør sammenlignes med og baseres på fjorårets regnskap. Her er en Excel-mal for regnskap- og budsjettføring.

Her er en mal for bilagsføring som dere kan benytte. Bilag er et dokument der man skriver ned hva man har brukt penger på, når det ble gjort, og hvilken konto pengene gikk ut fra (eventuelt hvem som la ut på studentrådets vegne). Alle bilag skal ha tilhørende kvittering stiftet fast.

Regnskap og budsjett må godkjennes av studentrådet hvert kalenderår. Her er en mal for refusjon av utlegg.

Det anbefales å ta kontakt med den økonomiansvarlige på ditt institutt eller ditt SFR, for å høre hvordan dere effektiv kan jobbe godt sammen.

4.0 Kvalitetssikringssystemet

4.1 Kvalitet i utdanningen

Som student har du rett til og ansvar for å engasjere deg i arbeidet med forbedring av utdanningen og undervisningen. Studentrådsstyrer skal være  pådrivere for at studenter er klar over dette ansvaret. Som studentrådstyre jobber dere for å heve kvaliteten på utdanningene og studentlivet på deres institutt. OsloMet arbeider aktivt med forbedringer ved hjelp av studentene i form av emneevalueringer og årlige studentundersøkelser. Som studentrådsstyre er det viktig at dere informerer deres studentråd og oppfordrer dem til å gjennomføre de ulike studentundersøkelsene, slik som studiebarometeret som sendes ut årlig og SHoT-undersøkelsen hvert fjedre år,

4.2 Klagesaker og si Ifra!-systemet

Studentrådsstyrer kan få henvendelser fra studenter som har utfordringer med studiet, forelesere eller annet. Styret er ikke saksbehandlere, men dere kan hjelpe studenten så godt dere kan ved å vise hen i riktig retning. I enkelte tilfeller kan det være lurt å henvise studenten til OsloMets studentstøttetjenester, som f.eks studentombudet, dersom hen trenger juridisk hjelp, eller til studentpresten, dersom hen trenger å prate med noen. En full oversikt over OsloMet sine studentstøttetjenester finner du under «studentstøtte» i menyen på student.oslomet.no. Dersom det likevel er aktuelt å melde inn saker eller rapportere om mangler, kan dere klage eller rapportere gjennom Si ifra!. Under kan dere lese mer om hvordan dere kan melde inn saker på OsloMet.

5.0 Attest

En attest er bevis på at man har sittet i et verv. Studentrådsstyret skal ved etterspørsel skrive attester til de klassetillitsvalgte som har deltatt i studentrådet. Attesten skal inneholde navn, fødselsdato, hva slags oppgaver hen har hatt og hvor lenge hen har sittet i vervet. Den kan også inneholde mer subjektive vurderinger av hvordan hen har gjort det i vervet.

6.0 Overlapp

Etter at et styre har hatt sin periode sitter de på mye informasjon og kunnskap som andre studenter ikke har. I en overlapp skal det avtroppende styret lære opp det påtroppende styret på en grundig måte. Dette vil si å gi det nye styret tilgang til mailkontoer, opplæring i hvordan man gjennomfører den daglige driften, viktige kontaktpersoner osv. Det er spesielt viktig at det nye styret blir gjort kjent med rådets styringsdokumenter. Her står bestemmelsene for hvordan ting skal gjøres innad i studentrådet.

Alle Studentråd har også vedtekter. Vedtekter er de betingelsene eller retningslinjene som alle må forholde seg til. Husk å gi innføring i disse før det nye styre overtar. Har ikke ditt studentråd vedtekter, trykk på linken under for standard vedtekter for studentråd.

Studentsamskipnaden SiO arrangerer flere gratis kurs som det kan være lurt for påtroppende styre å melde seg på. De har blant annet kurs i regnskap, profilering og rekrutering på stand, «ny i styret», «ny som leder» og markedsføring i sosiale medier. Under finner du et eksempel på sjekkliste som kan hjelpe til med overlappen. Husk også at Studentenes fakultetsråd og Studentparlamentet kan bistå opplæring ved behov.