Studentrådsstyret skal sende ut en skriftlig møteinnkalling til resten av representantene i sitt studentråd. På starten av høstsemesteret velges det nye klassetillitsvalgte. For å få oversikten over disse kontaker man nestleder av Studentparlamentet. Mange studentråd har bestemt hvem som har ansvar for å sende ut møteinnkallelser i vedtektene (styringsdokumentene) sine. Man kan også bli enige om hvem som har ansvaret innad i styret.

Det er mest ryddig å bruke en standardinnkalling, slik at representantene ikke må sette seg inn i noe nytt hver gang. Under finner du en mal for innkalling som kan benyttes.

Huskeliste for møteinnkallelse

Det viktigste når det gjelder møteinnkallelser er at man i fellesskap blir enige om hvordan man ønsker å gjøre det i sitt studentråd. Sjekk alltid hva som står om møteinnkalling i vedtektene til ditt studentråd!

Under står det generelle tips til hvordan møteinnkallelse kan gjøres på en ryddig måte.

  • Innkallelsen må inneholde tid, rom og sted for møtet. Det vil si at du må være tidlig ute med å booke rom!
  • Send ut innkallelser per mail i god tid, gjerne en-to uker i forveien! Folk har mye å gjøre.
  • Send ut alt som er relevant for møtet samtidig, og prøv å samle alt i ett dokument.
  • Ha et standardoppsett på innkallelsen. Bruk gjerne malen på denne siden.
  • Gjør det til en møtekultur at alle gir beskjed om de kommer eller ikke. Bruk gjerne nettskjemaet til UiO for påmelding. Da kan dere lette holde orden på hvor mange som kommer om dere skal servere mat.
  • Send ut påminnelse dagen før, gjerne på Facebook-gruppen.

Saksliste

Sakslister bidrar til ryddige møter. En saksliste opplyser om hva man skal snakke om på et møte. Sakslisten er et godt hjelpemiddel underveis i møtet, og kan fungere som en huskeliste for faste saker og hvilke saker man skal diskutere. Sakslisten bør alltid bli lagt ved som vedlegg når du sender ut møteinnkallingen på mail til de tillitsvalgte. Husk alltid å få med informasjon om saken skal skal diskuteres, ikke bare en overskrift. Under finner du et eksempel på hvordan en saksliste kan se ut.

Forslag til dagsorden 
Sak 00/21 Konstituering 
Sak 00/21 Orienteringer - hva vi gjort siden sist 
Sak 01/21 Kaffeautomat
Sak 02/21 Møteplan for 2021
Sak 00/21 Eventuelt og Møtekritikk
Forklaringer:
  • Alltid start møte med konstituering; valg av ordstyrer og referent, godkjenning av innkalling, saksliste og referatet fra sist møte
  • Start alltid semesteret med å vedta en møteplan for studentrådet. Da kan dere planlegge langt frem i tid.
  • Avslutt med eventuelt for å få innspill til saker og utfordirnger fra de tillitsvalgte.
Sakene som det står Sak 00/21 foran er faste saker som skal alltid skal være med på hvert møte. Saker som ikke er faste skal numereres slik: 01/21, 02/21 osv. Det første nummeret er saksnummeret (hver år starter man på 01), og det andre tallet er årstallet. 21=2021. 01/21 betyr da «første sak i år 2021».
«Konstituering» er en fancy måte å si at man skal bli enige om hvordan møtet skal foregå. Her pleier man å velge hvem som skal være ordstyreren, hvem som skal ta referat og om rådet godkjenner de sakspapirene om styret sendte til dem.

Har studentrådet for din periode en Facebook-gruppe? Dette kan være veldig praktisk å ha. Der kan styret minne de tillitsvalgte på møter som det er sendt ut innkallelse til. Alltid send innkalling på mail før det legges ut på Facebook. Det er ryddigst og profesjonelt.

Lurer du på noe om dette, eller var noe uklart? Send spørsmål til studentparlamentet@oslomet.no